关于做好二级学院2016—2017学年度档案归档工作的通知
发表于：2017年09月19日 文章点击数：3578 【打印】
各二级学院：
为规范做好2016—2017学年度档案归档工作，确保档案完整、准确、系统，根据《四川文理学院档案管理办法》（川文理〔2017〕49号），现将档案材料收集、整理、归档相关事宜通知如下：
一、归档范围
（一）二级学院以及所在的教师教学发展中心、智能制造产业技术研究院、四川省青少年文学艺术社科普及基地、特色植物开发研究四川省高校重点实验室（调整前档案材料）按照相应的《文件材料归档范围和保管期限表》（内容见档案馆网页“业务指导”，以下简称《归档范围表》）对各种载体档案资料进行收集、整理和归档。
（二）二级学院2017届毕业生合影照片（纸质版和电子版）。
（三）以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗以及在校际交流中具有保存价值的实物档案以及重大活动中产生的照片、视频等声像材料应随文字材料同时归档。
二、归档程序
（一）收集整理。高校实行档案材料形成单位立卷归档制度。各归档单位兼职档案员将办理完毕需归档的预立卷档案依据《归档范围表》进行查漏补缺、初步整理并形成预立卷档案清单（附件1）。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
（二）检查审核。各单位分管档案工作领导依据《归档范围表》和归档要求（见下“三、归档要求”）检查审核归档文件材料是否齐全完整规范，保证本单位文件材料及时、完整归档，并在二级学院2016-2017学年度预立卷档案清单上签字。
（三）指导归档。兼职档案员把初立卷档案和清单移至档案馆，在档案馆工作人员的指导下归档。
（四）移交签字。立卷归档完成，档案馆打印移交清册两份，经二级学院院长审核签字后向档案馆移交。
三、归档要求
（一）档案是学校办学的原始记录，是各项工作的历史见证。为便于工作传承、查考和利用，请二级学院高度重视各门类档案材料的收集归档工作，确保各门类档案材料齐全完整、系统规范。
（二）归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。归档材料干净整洁，字迹清楚；书写时选用碳素墨水（黑色签字笔），不能使用圆珠笔、红色蓝色等签字笔。确实无原件的复印件，标注原件存放位置并加盖公章。
（三）毕业生纸质照片和电子照片同时归档。电子照片为jpg格式，电子照片原件（照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”；方正楷体简体，颜色为红色，颜色值为#d42021，白色描边）及编辑后的照片（照片上方标题、时间+照片下方师生标注；师生标注按排数标注师生姓名，老师予以明确标注，隶书，颜色朱红，颜色值#d82415，字号大小根据左右人员间距居中排版；附件2）各存1份，发送至scwldag@163.com，文件名用“学院年级班级合影照”进行描述。纸质照片按照电子照片原件和编辑后照片各洗1份存档，照片规格7寸。
重大活动中产生的照片，纸质照片和电子照片各存1份，纸质照片规格5寸。
（四）对用视频或多媒体设备获得的电子文件以MPEG、AVI为通用格式，并按拍摄主题、主要人物、拍摄时间、拍摄地点、文件大小、时间长度、格式信息、拍摄者形成视频信息目录清单。
（五）请二级学院按照归档时间安排（附件3）按时移交档案。如有特殊情况不能在时间安排内移交的，须出具书面说明并明确完成时间，二级学院院长签字盖章。
（六）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。联系电话：2796150。
附件:1.二级学院2016-2017学年度预立卷档案清单
3.2017年下半年二级学院归档时间安排
四川文理学院档案馆
2017年9月19日
