关于做好2023届毕业生档案转递工作的通知

发表于：2023年05月25日 文章点击数：10729　【打印】

各学院及相关部门：

为做好毕业生档案转递工作，根据《四川文理学院学生档案管理办法》相关规定，现将2023届毕业生档案转递工作相关事宜通知如下：

一、毕业生归档材料的收集和移交

（一）毕业生应归档材料的形成单位和范围

（1）组织部：加入中国共产党或其他党派、团体等组织的材料，优秀党员审批表。

（2）学生工作部（处）：三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生、奖学金等审批表，处分材料。

（3）团委：加入共产主义青年团材料，优秀团员、团干、十佳青年、优秀青年志愿者（社会实践先进个人）审批表、青马工程学员学习培训情况登记表。

（4）教务处：学生成绩单、教师资格材料、学士学位授予决定。

（5）校医院：毕业生体检表。

（6）档案馆：高考档案、入学登记表、入学体检表。

（7）体育学院：国家体质健康数据登记表。

（8）二级学院：毕业生登记表、毕业实习考核册、第二课堂成绩单、青马工程学员学习培训情况登记表、完整的入党积极分子材料（1.入党申请书；2.谈话记录；3.入党积极分子推荐表；4.确定为入党积极分子的报告：复印件；5.确定为入党积极分子的批复：复印件；6.入党积极分子培训结业证书：复印件；7.思想汇报：至少四份；8.考察情况：至少两次）。

（二）毕业生应归档材料的鉴定

部门和二级学院对毕业生应归档的各类材料要认真鉴别。归档材料应当是原件，材料真实、完整、齐全、文字清楚，具有形成材料的日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。

部门、二级学院对应归档材料进行鉴定后，以学院为单位，按班级、学号由小到大排序，形成毕业生档案移交清单。各部门移交材料前先将移交清单电子版发至scwldag@163.com。

（三）部门应归档材料的移交时间和地点

备注：可根据材料整理完成情况，预约档案馆，提前进行材料移交。

    二、毕业生归档材料的集中整理和转递

招生就业处于6月16日前将毕业生派遣地址（电子版）发送至档案馆邮箱scwldag@163.com。

毕业生档案材料集中整理时间为6月19日——21日，地点在档案馆。二级学院根据毕业生人数，安排老师在集中安排的时间和地点完成档案整理封装转递工作。

三、毕业生档案的转递与查询

（一）档案转递阶段

1.2023届毕业生档案封装完毕后当天寄送。

2.毕业生档案转递后，相关数据于三个工作日内上传到档案馆网站，提供查询。

（二）毕业生档案去向查询

1.获知快递单号。毕业生可在档案馆主页“通知公告”栏查询档案快递号和档案去向。

2.跟踪快递投递状况。学生可通过邮政11183电话、关注“EMS中国邮政速递物流”微信公众号或登陆www.ems.com.cn网站进行跟踪查询。

尤为注意的是：EMS快递邮寄学生档案，只能提供3个月的查询时间，超过3个月的就查询不到快递过程的详细记录，邮政公司将不再受理查询。

3.毕业生应在3个月内及时到本人就业单位或接收保管其档案的机构查询、确认本人档案是否已经送达。

（三）遗留档案的处理

未派遣学生的档案由学院在装档结束后退回档案馆集中保管。当年派遣但档案未寄送成功或接收单位退回的毕业生档案，二级学院完善派遣转递地址，邮政公司办理第二次档案转递。

四、毕业生档案转递过程中形成的各种清单和《档案转递通知单》存根移交档案馆一并整理归档。

附件：1.组织部形成的2023届毕业生档案移交清单

          2.学生工作部（处）形成的2023届毕业生档案移交清单

          3.团委形成的2023届毕业生档案移交清单

          4.教务处形成的2023届毕业生档案移交清单

          5.校医院形成的2023届毕业生档案移交清单

          6.体育学院形成的2023届毕业生档案移交清单

  7.二级学院2023届毕业生档案整理清单       

                   四川文理学院档案馆

                                        2023年5月23日