关于做好2023届毕业生档案转递工作的通知

各学院及相关部门:

为做好毕业生档案转递工作,根据《四川文理学院学生档案管理办法》相关规定,现将2023届毕业生档案转递工作相关事宜通知如下:

一、毕业生归档材料的收集和移交

(一)毕业生应归档材料的形成单位和范围

1组织部:加入中国共产党或其他党派、团体等组织的材料,优秀党员审批表。

2)学生工作部(处):三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生、奖学金审批表,处分材料。

3)团委:加入共产主义青年团材料,优秀团员、团干、十佳青年、优秀青年志愿者(社会实践先进个人)审批表青马工程学员学习培训情况登记表

4)教务处:学生成绩单、教师资格材料、学士学位授予决定。

5)校医院:毕业生体检表。

6)档案馆:高考档案、入学登记表、入学体检表。

7)体育学院:国家体质健康数据登记表。

8)二级学院:毕业生登记表、毕业实习考核册、第二课堂成绩单、青马工程学员学习培训情况登记表、完整的入党积极分子材料(1.入党申请书;2.谈话记录;3.入党积极分子推荐表;4.确定为入党积极分子的报告:复印件;5.确定为入党积极分子的批复:复印件;6.入党积极分子培训结业证书:复印件;7.思想汇报:至少四份;8.考察情况:至少两次)。

(二)毕业生应归档材料的鉴定

部门和二级学院对毕业生应归档的各类材料要认真鉴别。归档材料应当是原件,材料真实、完整、齐全、文字清楚,具有形成材料的日期。凡规定由组织审查盖章的,应当加盖公章。

部门、二级学院对应归档材料进行鉴定后,以学院为单位,按班级、学号由小到大排序,形成毕业生档案移交清单。各部门移交材料前先将移交清单电子版发至scwldag@163.com

(三)部门应归档材料的移交时间和地点

 

移交时间

移交人

移交地点

组织部

616

 

档案馆

学生工作部(处)

612

罗荥瀛

 

613

雷颖琪

教务处

616

李浩然

校医院

616

 

体育学院

615

罗小兵

备注:可根据材料整理完成情况,预约档案馆,提前进行材料移交。

    二、毕业生归档材料的集中整理和转递

招生就业处于616将毕业生派遣地址(电子版)发送至档案馆邮箱scwldag@163.com

毕业生档案材料集中整理时间为619日——21日,地点在档案馆。二级学院根据毕业生人数,安排老师在集中安排的时间和地点完成档案整理封装转递工作。

学 院

负责人

审核人

初审人

文学与传播学院

张俊峰

文敏熙

邓维维

政法学院

刘良训

唐幸福

唐雨涵

外国语学院

王义文

 

张宇慧

数学学院

 

 

焦国松

智能制造学院

 

 

余张飞

化学化工学院

 

张魏霞

 

音乐与演艺学院

董怀军

唐清雄

黎珂君

美术学院

 

贺艳洁

 

康养产业学院

 

周宏星

王馨彤

体育学院

 

宋林董

 

教师教育学院

王文娟

赵会辉

杨文明

财经管理学院

 

 

陈家雪 李瑞雪

建筑工程学院

生态旅游学院

莫春梅

 

何双双

三、毕业生档案的转递与查询

(一)档案转递阶段

1.2023届毕业生档案封装完毕后当天寄送。

2.毕业生档案转递后,相关数据于三个工作日内上传到档案馆网站,提供查询。

(二)毕业生档案去向查询

1.获知快递单号。毕业生可在档案馆主页“通知公告”栏查询档案快递号和档案去向。

2.跟踪快递投递状况。学生可通过邮政11183电话、关注“EMS中国邮政速递物流”微信公众号或登陆www.ems.com.cn网站进行跟踪查询。

尤为注意的是:EMS快递邮寄学生档案,只能提供3个月的查询时间,超过3个月的就查询不到快递过程的详细记录,邮政公司将不再受理查询。

3.毕业生应在3个月内及时到本人就业单位或接收保管其档案的机构查询、确认本人档案是否已经送达。

(三)遗留档案的处理

未派遣学生的档案由学院在装档结束后退回档案馆集中保管。当年派遣但档案未寄送成功或接收单位退回的毕业生档案,二级学院完善派遣转递地址,邮政公司办理第二次档案转递。

四、毕业生档案转递过程中形成的各种清单和《档案转递通知单》存根移交档案馆一并整理归档。

附件:1.组织部形成的2023届毕业生档案移交清单

          2.学生工作部(处)形成的2023届毕业生档案移交清单

          3.团委形成的2023届毕业生档案移交清单

          4.教务处形成的2023届毕业生档案移交清单

          5.校医院形成的2023届毕业生档案移交清单

          6.体育学院形成的2023届毕业生档案移交清单

  7.二级学院2023届毕业生档案整理清单       

                   四川文理学院档案馆

                                        2023523