关于做好2023年归档工作的通知

发表于：2023年03月06日文章点击数：9929　【打印】

各二级学院、部门：

为做好2023年学校档案的归档工作，确保各类档案完整、准确、系统和安全，按照《四川文理学院档案管理办法》（川文理〔2017〕49号）的要求，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

（一）立卷单位参照《文件材料归档范围和保管期限表》（详见档案馆网页“业务指导”栏，以下简称《归档范围表》）对各类载体（纸质、实物、声像、电子等载体）档案进行收集、整理和归档。

（二）2023届毕业生档案收集和2023级新生档案建档具体安排另行通知。

二、归档程序

（一）预立卷前工作对接。档案馆老师与各二级学院、部门分管档案工作负责人和档案员做好对接工作（附件1），确定具体归档时间。

（二）形成预立卷清单。档案馆老师指导各归档单位档案员依据《归档范围表》初步整理需归档的材料并形成预立卷档案清单（见附件2）。

（三）分管档案工作负责人检查签字。各单位分管档案工作负责人依据《归档范围表》和归档要求（见下“三、归档要求”）检查归档材料是否齐全完整规范，并在2023年预立卷档案清单上签字。

（四）指导归档。档案员把预立卷档案清单和对应档案移至档案馆，在档案馆老师的指导下归档。

（五）移交签字。各单位立卷归档完成后，档案馆打印归档材料移交表、移交清册各两份，由立卷单位负责人（二级学院为书记或院长）审核签字，一份移交档案馆，一份留存立卷单位。

三、归档要求

（一）纸质类材料归档要求：

归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。材料应干净整洁，字迹清楚；在材料上书写时用黑色墨水签字笔，不能使用铅笔、圆珠笔、红色蓝色等签字笔。确实无原件的复印件，标注原件存放位置并加盖立卷单位公章。

（二）声像类材料归档要求：

1.录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；照片类电子文件以JPEG格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4格式归档。

2.照片类材料纸质版与电子版同时归档。纸质版照片用冲洗方式，不采用打印方式。照片规格为5寸（12.7cm*8.9cm）。

3.毕业生照片归档要求：

（1）将电子照片原件和编辑件以PSD格式各一份，打包发送至档案馆邮箱scwldag@163.com。

原件要求：照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”。

编辑件要求：在原件的基础上增加师生标注。师生按行数标注姓名，须在教师姓名后加“老师”字样（附件3）。

（2）档案馆统一冲印后由相应立卷单位整理归档。

4.声像类材料归档需整理的信息：业务活动描述、时间、地点、主要人物、摄影（摄像、录音）者。

（三）实物档案归档要求：

1.实物档案包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、标本、工具设备等。之前未及时移交的，今年归档时一并移交。

2.市厅级以上荣誉类实物档案填写获奖情况统计表（附件4），与实物一同归档。集体荣誉归档实物原件，个人荣誉可归档原件扫描件（彩色扫描，不低于200dpi分辨率，格式为JPEG）。

（四）上学期归档部门应在6月底前完成归档工作，归档材料产生时间为2022全年。特殊情况如无法在规定时间内完成，请出具书面情况说明并明确今年完成时间，部门负责人签字并加盖公章。

归档过程中有疑问，请及时与档案馆对接老师联系（办公电话：2796150）。

四川文理学院档案馆

2023年3月6日