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关于做好2021—2022学年度档案归档工作的通知

发表于:2022年09月23日 文章点击数:478 【打印】

各二级学院、相关部门:

为做好20212022学年度档案材料的收集、整理和移交工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

(一)教务处、继续教育学院、教师教育发展中心、各二级学院以及智能制造产业技术研究院,按照相应的《文件材料归档范围和保管期限表》(内容见档案馆网页“业务指导”,以下简称《归档范围表》)收集整理归档材料。

(二)二级学院2022届毕业生合影照片(纸质版和电子版)。

(三)在重大活动中产生的照片、视频等声像资料。

(四)荣誉载体、印章、书画、校际交流中具有保存价值的物品、学院发展中有纪念意义的实物。

二、归档程序

(一)预立卷前工作对接。档案馆老师与各立卷单位分管档案工作负责人和档案员做好对接工作(见附件1),确定具体归档时间,指导预立卷工作。

(二)形成预立卷清单。各立卷单位档案员将应归档的各类材料参照《归档范围表》进行整理并形成预立卷档案清单(见附件2)。

(三)分管档案工作负责人检查签字。各立卷单位分管档案工作负责人依据《归档范围表》和归档要求,检查归档文件材料、实物、声像材料等是否齐全完整规范,并在2021-2022学年度预立卷档案清单上签字。

(四)指导归档。档案员把预立卷档案清单和应归档材料移至档案馆,在档案馆工作人员的指导下归档。

(五)移交签字。立卷归档完成,档案馆打印归档材料移交清册和交接登记表各两份,经立卷单位负责人审核签字后向档案馆移交。

三、归档要求

(一)各立卷单位应高度重视各类载体档案的收集归档工作,确保档案材料齐全完整、系统规范。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

(二)归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰、格式规范的原件。纸质归档材料干净整洁,字迹清楚;书写时必须使用黑色签字笔(或碳素墨水钢笔),不能使用铅笔、圆珠笔、其他颜色签字笔;不能在预立卷时使用热熔胶、固体胶等材料进行装订(书籍、教材除外)。确实无原件的复印件,需标注原件存放位置、时间并加盖立卷单位公章。

(三)毕业生合影的电子照片和纸质照片同时归档。

1.电子照片(原件和编辑件)发送至scwldag@163.com,文件名用“**学院****班毕业合影”进行描述。

原件要求:照片上方标题为“四川文理学院**学院****班毕业合影”字样,标题右下方为拍摄时间“******日”;方正楷体简体,红色,颜色值为#d42021,白色描边。

编辑件要求:在原件的基础上按位次标注师生姓名(“老师”字样需明确标注在姓名后);隶书,朱红,颜色值#d821415,字号大小根据左右人员间距居中排版(见附件3)。

2.纸质照片按照电子照片原件和编辑件各冲洗1份存档,照片规格7寸(规格:17.8cm*12.7cm)。

(四)重大活动中产生的照片,纸质照片和电子照片同时归档。电子照片发送至scwldag@163.com。纸质照片冲洗一份存档,照片规格5寸(规格:12.7cm*8.9cm)。

(五)视频和多媒体电子文件以MPEGAVl为通用格式。并按拍摄主题、主要人物、拍摄时间、拍摄地点、文件大小、时间长度、格式信息、拍摄者等形成视频信息目录清单。

(六)下学期归档部门应在12月底前完成归档工作。特殊情况如无法在规定时间内完成,请出具书面情况说明,立卷单位负责人签字并加盖公章。归档过程中有疑问,请及时与档案馆对接的指导老师联系(档案业务办公室电话:2796150)。

附件:1.2022年下半年档案馆老师对接立卷单位一览表.docx

 2.2021-2022学年度预立卷档案清单.docx

 3.毕业生照片模板.docx

四川文理学院档案馆

2022923

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