关于做好2017年归档工作的通知

发表于：2017年02月21日文章点击数：2983　【打印】

各部门、二级学院：

为进一步加强学校档案资源建设，确保档案及时、完整、规范归档，现将2017年归档事项通知如下：

一、归档范围

（一）档案是学校在人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新中直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。各部门2016年形成档案按照《四川文理学院立卷单位文件材料归档范围和保管期限表》（以下简称《归档范围表》，附件1）进行归档移交（具体归档时间见附件2）；教务处、继续教育学院及各二级学院2016年至2017年学年度形成档案在11月底前完成归档工作。

（二）二级学院2017届毕业生合影照片（纸质版和电子版）应于6月30日前整理，11月底前归档。

（三）以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗以及在校际交流中具有保存价值的实物档案以及重大活动中产生的照片、视频等声像材料应随文字材料同时归档。（附件3，附件4）

（四）2017届毕业生档案，主要包括：学生登记表、毕业生登记表、体检表、毕业生报到证，鉴定、考核、考察材料（实习实践、教师资格等材料），学生成绩单、学籍异动材料，党（团）材料，奖励与处分材料，出国（出境）材料等（具体安排另行通知）。

（五）二级学院新生档案移交时间为12月（具体安排另行通知）。

二、归档程序

（一）收集整理。高校实行档案材料形成单位立卷归档制度。各归档单位兼职档案员将办理完毕需归档的预立卷档案依据《归档范围表》进行查漏补缺、初步整理并形成预立卷档案清单（参照《归档范围表》进行梳理，附件5）。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

（二）检查审核。各单位分管档案工作领导依据《归档范围表》和归档要求（见下“三、归档要求”）检查审核归档文件材料是否齐全完整规范，保证本单位文件材料及时、完整归档，并在2017年预立卷档案清单上签字。

（三）指导归档。兼职档案员把初立卷档案和清单移至档案馆，在档案馆工作人员的指导下归档。

（四）移交签字。各单位立卷归档完成，档案馆打印移交清册两份，经立卷单位负责人（二级学院为院长）审核签字后向档案馆移交。

三、归档要求

（一）档案是学校办学的原始记录，是各项工作的历史见证。为便于工作传承、查考和利用，请各单位高度重视各门类档案材料的收集归档工作，确保各门类档案材料齐全完整、系统规范。

（二）归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。归档材料干净整洁，字迹清楚；书写时选用碳素墨水（黑色签字笔），不能使用圆珠笔、红色蓝色等签字笔；不能在预立卷时使用热熔胶、办公胶水等材料进行装订（书籍、教材除外）或汇编成册。确实无原件的复印件，标注原件存放位置并加盖公章。

（三）立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

（四）归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，批复批示复函在前，请示报告函在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

（五）毕业生纸质照片和电子照片同时归档。电子照片为jpg格式，电子照片原件（照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”；方正楷体简体，颜色为红色，颜色值为#d42021，白色描边）及编辑后的照片（照片上方标题、时间+照片下方师生标注；师生标注按排数标注师生姓名，老师予以明确标注；隶书，颜色朱红，颜色值#d821415，字号大小根据左右人员间距居中排版；附件6）各存1份，发送至scwldag@163.com,文件名用“学院年级班级合影照”进行描述。纸质照片按照电子照片原件和编辑后照片各洗1份存档，照片规格7寸。