关于做好2021年归档工作的通知

各二级学院、部门：

为做好2021年学校档案的收集、整理与归档工作，现将相关事宜通知如下：

一、归档范围

（一）按照立卷单位《文件材料归档范围和保管期限表》（内容见档案馆网页“业务指导”，以下简称《归档范围表》）对各类载体（纸质、实物、声像、电子等载体）档案进行收集、整理和归档。

（二）2021届毕业生档案（具体安排另行通知）。

（三）2021级新生档案（具体安排另行通知）。

二、归档程序

（一）预立卷前工作对接。档案馆老师与各二级学院、部门分管档案工作负责人和兼职档案员做好互动对接工作（档案馆老师对接部门一览表见附件1），确定具体归档时间，指导预立卷工作。

（二）形成预立卷清单。各归档单位兼职档案员依据《归档范围表》初步整理需归档的档案材料并形成预立卷档案清单（附件2）。

（三）分管档案工作负责人检查签字。各单位分管档案工作负责人依据《归档范围表》和归档要求（见下“三、归档要求”）检查归档材料（纸质、实物、声像、电子等载体）是否齐全完整规范，并在2021年预立卷档案清单上签字。

（四）指导归档。兼职档案员把预立卷档案清单和初立卷档案移至档案馆，在档案馆工作人员的指导下归档。

（五）移交签字。各单位立卷归档完成，档案馆打印归档材料移交表、移交清册各两份，由立卷单位负责人（二级学院为书记或院长）审核签字，一份移交档案馆，一份留存立卷单位。

三、归档要求

（一）档案是学校办学的原始记录。为便于工作传承、查考和利用，请各单位高度重视各类载体档案的收集归档，确保档案材料齐全完整、系统规范。

（二）纸质类材料归档要求：

归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。材料应干净整洁，字迹清楚；在材料上书写时选用黑色墨水签字笔，不能使用铅笔、圆珠笔、红色蓝色等签字笔；不能在预立卷时使用热熔胶、办公胶水等材料进行装订（书籍、教材除外）或汇编成册。确实无原件的复印件，标注原件存放位置并加盖立卷单位公章。

（三）声像类材料归档要求：

1.录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；照片类电子文件以JPG格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4格式归档。

2.照片类材料纸质版与电子版同时归档。纸质版照片用冲洗方式，不采用打印方式。照片规格为5寸，12.7cm*8.9cm，毕业生照片除外。

3.声像类材料归档需整理的信息：业务活动描述、日期、地点、主要人物、摄影（摄像、录音）者

4.毕业生照片归档要求。

（1）电子照片原件和编辑件各存一份

原件要求：照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”；方正楷体简体，颜色为红色，颜色值为#d42021，白色描边。

编辑件要求：在原件的基础上增加师生标注。师生按排数标注姓名，在老师姓名后加“老师”字样；隶书，颜色朱红，颜色值#d82415，字号大小根据左右人员间距居中排版（模板见附件3）。

（2）纸质照片按电子照片原件和编辑件各冲洗一份归档（照片规格为7寸，17.8cm*12.7cm）。

（四）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆对接的指导老师联系。

四川文理学院档案馆

2021年3月12日