关于做好2023—2024学年度档案归档工作的通知

发表于：2024年09月09日文章点击数：3992　【打印】

各二级学院、相关部门：

为确保学校各类档案及时完整归档，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《四川文理学院档案管理办法》等有关规定，现将2023—2024学年度档案材料的收集、整理和移交工作通知如下：

一、归档范围

（一）各二级学院及所支撑的科研平台、教务处、继续教育学院、教师教育发展中心，按照相应的《文件材料归档范围和保管期限表》（详见档案馆网站“业务指导”栏，以下简称《归档范围表》）收集整理移交档案。

（二）之前未及时移交的，今年归档时一并移交。

二、归档程序

（一）预立卷前工作对接。档案馆老师与立卷单位分管档案工作负责人和档案员做好对接工作（附件1），确定具体归档时间。

（二）形成预立卷清单。档案馆老师指导立卷单位档案员依据《归档范围表》初步整理需归档的材料并形成预立卷档案清单（见附件2）。

（三）分管档案工作负责人检查签字。立卷单位分管档案工作负责人依据《归档范围表》和归档要求,检查归档材料是否齐全完整规范，并在预立卷档案清单上签字。

（四）指导归档。档案员把预立卷档案清单和应归档档案材料移至档案馆，在档案馆老师的指导下归档。

（五）移交签字。立卷单位立卷归档完成后，档案馆打印归档材料移交清册两份，由立卷单位负责人审核签字，一份移交档案馆，一份留存立卷单位。

三、归档要求

（一）完成时间

档案是学校的宝贵资源，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。立卷单位应在12月20日前完成归档工作。特殊情况如无法在规定时间内完成，请出具书面情况说明，立卷单位负责人签字并加盖公章。

（二）纸质类材料归档要求

1.归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。确实无原件的复印件，标注原件存放位置或说明情况并加盖立卷单位公章。

2.归档材料应干净整洁，字迹清楚，格式规范。

纸质文本主要格式参考：字体字号——标题（方正小标宋简体二号），一级标题（黑体三号），二级标题（楷体GB2312三号），其他文字（仿宋GB2312三号）；A4页面设置——页边距上3.7cm、下3.5cm，左2.7cm、右2.7cm；页码为宋体四号居中。

3.在材料上书写时用黑色墨水签字笔，不能使用铅笔、圆珠笔、红色蓝色等签字笔。

（三）声像类材料归档要求

1.毕业生合影照片：

（1）各二级学院在9月27日前发送毕业生合影电子照片（原件和编辑件，文件名“**学院**级**班毕业合影”）到档案馆邮箱dag@sasu.edu.cn，由档案馆统一冲印，二级学院归档。

（2）毕业生电子照片原件和编辑件的格式都为“PSD”格式；不合并照片图层，保证照片内容后期可编辑。

（3）电子照片影像清晰、画面完整，保持原始像素和尺寸，不进行压缩处理。

（4）电子照片原件要求：照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”。

电子照片编辑件要求：在原件的基础上，按位次标注师生姓名（“老师”字样需明确标注在姓名后）（见附件3）。

2.其他重大活动中产生的照片：

纸质照片和电子照片（JPEG格式发送至dag@sasu.edu.cn）同时存档，照片规格5寸（规格：12.7cm*8.9cm）。纸质版照片用冲洗方式，不采用打印方式。

3.录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4格式归档。声像类材料归档需整理的信息：业务活动描述、时间、地点、主要人物、时间长度、摄影（摄像、录音）者。

（四）实物档案归档要求

1.实物档案包括印信类、荣誉类、字画类以及其他纪念意义类等。

2.市厅级以上荣誉类实物档案填写获奖情况统计表（附件4，附件5），与实物一同归档。集体荣誉归档原件，个人荣誉可归档原件扫描件（彩色扫描，不低于200dpi分辨率，格式为JPEG，扫描件命名“单位+姓名+年度+荣誉名称”）。

四川文理学院档案馆

2024年9月9日