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加强婚姻登记档案信息化建设

发表于:2022年12月07日 文章点击数:219 【打印】

近年来,我国关于档案信息化的法律法规、政策规范密集出台,对全国档案信息化建设提出总体要求,对电子文件归档与电子档案管理等作出具体规定。尤其是2021年实施的新修订档案法增加了档案信息化建设专章,2021年印发的《十四五全国档案事业发展规划》对深化档案信息化战略转型高质量发展提出了新的要求。婚姻登记档案是重要的民政专业档案,加强婚姻登记档案的信息化建设是民政档案信息化建设的重要组成部分。

党的十八大以来,我国全面完成了新中国成立以来婚姻登记现存纸质档案数据补录工作;全国婚姻登记机关有效实现了人、证、库的有效比对,普遍实现了婚姻登记网上预约、婚姻登记全国联网审查、身份信息与国家人口基础数据库比对。为了指导各地更好地开展婚姻登记“跨省通办”试点工作,高质量完成婚姻登记档案电子化工作,2021年,民政部制定了《全国婚姻登记档案电子化工作规范(试行)》,对婚姻登记档案电子化工作内容、婚姻登记电子文件元数据构成、婚姻登记电子文件的质量要求作出了规定,对跨省通办试点阶段开展婚姻登记档案电子化工作具有指导作用。北京、浙江、陕西等地积累了丰富的实践经验,但各地在实际工作中也遇到一些问题,主要表现为:婚姻登记档案信息化发展不平衡;婚姻登记档案数字化标准不统一;婚姻登记管理信息系统归档功能欠缺;婚姻登记电子档案管理系统建设滞后。

针对这些问题,笔者认为,应借推进实施全国婚姻登记“跨省通办”之机,重点做好5项工作。

一是在全国范围内开展大规模调查研究。应摸清全国各地民政部门、综合档案馆所存纸质婚姻登记档案数字化情况及问题;摸清婚姻登记信息系统、婚姻登记档案管理系统建设和使用情况,如婚姻登记信息系统是哪个部门建的、是否有归档模块,婚姻登记电子档案管理是否有完善的管理制度、工作机制和技术标准等。

二是建立统一的婚姻登记档案元数据标准。统一的元数据标准可以保证各地婚姻登记电子文件格式上的统一,保证数据备份或传输的稳定,方便进行数据的收集、汇总、分析。针对纸质文件,可按照《纸质档案数字化技术规范》,对扫描文件的格式、大小、分辨率及其它元数据标准作出统一规定。针对电子文件,应参照《文书类电子文件元数据方案》,对婚姻登记电子文件的格式、数值类型、字段长度等进行规范,以便于数据的交换与存储。

三是建立自动化的婚姻登记档案管理机制。应充分利用电子文件传输迅速、查询便捷等特性,参照《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关标准制定婚姻登记电子文件归档规范,设定数据自动采集归档条件,逐步实现电子文件鉴定、归档、整理的自动化,完善婚姻登记信息系统归档功能。

四是开发婚姻登记档案管理系统。针对业务系统日常数据处理量大、存储空间有限、缺乏电子文件鉴定能力等现状,可开发专门的婚姻登记档案管理系统,采用档案系统架构,遵从电子文件归档及元数据相关国家标准,与婚姻登记业务系统对接,建立预归档库,对自动接收的档案进行整理,并接收业务系统生成的元数据,保证归档电子文件真实、可用、完整、可靠,提高电子档案安全性,减轻业务系统运行负荷,保证电子档案随时可调用,从而提高系统运行效率。

五是开展试点和推广应用。应在全国选取部分省市进行试点,不断改进业务系统归档功能和档案管理系统各项功能,不断完善各项标准。当条件成熟时,可在全国印发统一标准并推广应用统一系统,同时加强培训和指导。

(转载于《中国档案报》2022818日 总第3871期 第三版)

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