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推进档案工作走向开放 更好服务人民群众

发表于:2022年09月15日 文章点击数:536 【打印】

 

档案是人类社会发展的原始记录,是反映人类社会实践活动的真实写照,无论是形成于几百年前的历史档案,还是昨日刚刚归档的公务文书,无一不承载着人类过往的记忆。习近平总书记在浙江工作时曾指出:“之所以说档案工作是一项非常重要的工作,主要是因为档案工作是一项基础性工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。”档案来源于社会实践,必然要回归实践,实现其凭证、参考、情报等诸多价值,满足人民群众对档案信息内容的需求,而国家档案开放的幅度与速度是决定档案价值实现的重要基础,也是档案机构能否实现为社会服务、为人民群众服务的重要表现。

档案工作走向开放是档案更好服务人民群众的基础

习近平总书记曾指出:“档案工作正在走向依法管理,走向开放,走向现代化。”在中国现代化建设进程中,档案工作要助力于国家各项事业的发展,充分做好时代发展的见证者,还要做好社会发展的辅助者,更要做好人民群众利益的维护者,而档案开放是未来档案事业更好服务社会的基础。多年来,全国各级各地档案主管部门围绕档案开放与社会服务工作出台了多项法规与制度,在保障公民应有知情权的前提下,逐步扩大档案开放的范围,缩短档案面向人民群众开放的时限。这为档案更好地服务人民群众奠定了基础,也对推进档案开放工作规范化提出了更高的要求。中央档案馆馆长、国家档案局局长陆国强在2022年全国档案局长馆长会议的报告中指出:“坚持档案工作的人民立场、回应人民对美好生活的向往,迫切要求我们加快档案开放、提升服务水平。”因此,将服务人民群众、回应人民群众对美好生活的向往作为档案工作核心任务来抓是我国档案事业可持续发展的重要任务,而加快档案开放、提升服务水平则恰恰是开展这项工作的重中之重。

准确识别与分析档案开放中的难点问题

习近平总书记曾指出:“档案工作确实要由封闭向开放,由重保管向重服务转变,要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息,为经济建设、社会发展服务。”由此可见,档案开放与档案服务是档案工作改革与发展的核心目标与任务,而档案开放因受社会各方面条件、人民群众档案观念、档案保管机构职责分工等因素的影响,相继出现了一些工作难点。这需要档案形成单位与保管机构仔细识别与分析,破解难点问题以推进档案开放的平稳展开。

推进档案工作走向开放,档案形成单位与保管机构责任重大。档案形成单位和综合档案馆是档案开放审核的主体单位,他们形成的审核意见对档案能否开放具有决定性作用。以往档案机构对档案开放持审慎态度,这限制了档案开放的幅度与时限,使得公众所需的某些档案无法及时被利用,由此造成了人民群众的档案需求与档案馆提供档案开放供给之间的矛盾,影响了公众对国家档案工作的评价。档案开放工作的重要责任在开放审核的主体单位,一方面作为档案的形成者,各级各类党政机关、企事业单位和社会组织需要认真履行档案入馆前开放审核的职责,另一方面作为档案的保管者,各级各类国家综合档案馆需要从人民群众的需求与利益出发,对接收入馆的各类档案开放审核结论进行审查,对产生异议的审核结论,在充分与档案形成单位进行协商沟通后,予以修正。目前档案开放审核工作的主体责任虽划分明确,但在执行过程中,因缺少必要的沟通渠道和协调机制,而且档案开放审核工作量较大,档案形成单位在人手不充裕的情况下,很难形成有效的开放审核结论,而档案馆方面也因档案形成单位开放审核结论模糊不清,难以开展有效的再审核,致使档案开放审核工作进展缓慢。可见,明确档案开放主体责任才能保障档案开放工作的平稳展开。

推进档案工作走向开放,开放审核制度是关键。开放审核是指对各级综合档案馆保存的中华人民共和国成立前形成的历史档案、中华人民共和国成立后形成的已解密档案和未定密级档案进行审核,判定其是否开放或需要控制使用的工作。目前我国在档案开放审核制度供给方面存在不足,而开放审核工作又是一项风险高、难度大、任务重的工作,缺乏必要的制度、标准、规范的指导,档案形成单位和综合档案馆很难高效地开展开放审核工作,这一定程度上延误了档案开放的时间。此外,档案开放审核工作目前并未纳入档案管理工作常态化环节中,因缺少关于档案开放审核程序的规范解释,各地档案机构开展开放审核工作程序差异较大,由此引发的开放审核尺度参差不齐、缺乏开放审核监管等问题也影响着档案开放及后续的社会服务。出台、完善关于档案开放审核工作的制度、规范与标准乃当务之急。

推进档案工作走向开放,满足人民群众利用需求是工作目标。习近平总书记对档案工作重要批示指出:“特别是要把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好,把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好,更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众!”服务人民群众不仅是档案工作的重要任务,还是档案事业可持续发展的动力之源。档案的利用不同于图书馆的开架阅览,利用者不可随意翻阅档案库房中的档案资源。档案利用不仅要充分考虑到最大限度地服务人民群众,满足其不同层次、不同类型、不同内容的利用需求,还要考虑到档案记录内容的保密性与敏感性,特别是涉及国家与社会重大利益、核心机密、个人隐私等有关的档案需要通过严格的内容审核,才可供利用者使用。这就决定了人民群众能够获得的档案利用范围与档案开放审核工作密切相关。

 “应开尽开”是档案工作服务人民群众的根本原则

习近平总书记曾指出:“要加强档案的征集与整理,并加以分析,加以研究,提供给社会,把对现实可利用的有重大价值的资源,尽可能地向社会开放。”把“应开尽开”作为档案工作服务人民群众的根本原则,一方面要明确综合档案馆应该开放档案的范围,同时规范档案开放审核工作过程,另一方面要尽可能从分析人民群众需求入手厘清开放与服务的关系,更好地服务人民群众。

加快制定档案开放范围,规范档案开放审核工作流程是档案“应开”的前提条件。要明确哪些档案应当向社会开放、哪些档案需要限制使用,是档案开放服务人民群众的前提。一方面明晰档案开放范围有助于档案开放审核工作平稳开展,减轻开放审核工作的压力,提高审核效率,另一方面公众提前获知所需档案的开放程度,可避免毫不知情地询问与往返奔波。规范档案开放审核工作流程意味着要开展与档案开放审核工作有关的制度建设,包括档案开放审核工作整体实施细则、开放范围、审核标准、典型工作案例、管理与监督等内容。制定档案开放审核制度一方面要以国家正在实施的各类法律法规为内容设计参考,配合与档案保密、开放、知识产权等方面密切相关的法规,充分考虑不同来源档案信息内容的独特性与开放审核工作实际需要,另一方面要准确把握人民群众之所需,根据不同类型、不同内容档案的潜在价值制定档案开放范围,避免“一刀切”式地限制档案开放。

明确档案开放审核主体责任,建立开放审核协商机制是档案“应开尽开”的基本保障。档案形成单位与档案保管机构是保障档案工作走向开放,实施档案“应开尽开”的责任主体,尤其是在档案开放审核工作中。新修订的档案法第30条明确规定:“馆藏档案的开放审核,由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核,由档案形成单位或者保管单位负责,并在移交时附具意见。”该规定进一步明确了档案开放审核工作的主体责任,并对已移交至档案馆和尚在档案形成单位保管的档案开放审核过程予以明确。在实际工作中,档案馆应当充分做好档案开放审核工作的协调,定期对档案形成单位开放审核工作进行指导,及时开展针对档案数量多、人员少、开放审核压力较大单位的前期摸底、中期指导与后期审核工作,如遇到开放审核结论存在争议的问题,综合档案馆需要对档案形成单位进行意见征询,并通过协商机制完成开放审核的再审工作。明确开放审核的主体责任,一方面需要综合档案馆提前跟进各档案形成单位档案开放审核工作,充分配合档案形成单位保质保量完成开放审核工作;另一方面需要档案形成单位将开放审核工作作为一项艰巨的政治任务来抓,做到不对付、不草率、不盲目,认真履行档案形成单位开放审核工作职责,如有必要需配合综合档案馆完成开放审核结论的解释与再审工作。

转变档案开放与服务理念,设计多样化档案服务形式是档案“尽开”的具体实践。习近平总书记要求“把对现实可利用的有重大价值的资源,尽可能地向社会开放”,是对档案工作走向开放、服务人民的具体实践要求。围绕档案尽可能向社会开放的要求,档案行业需要转变档案开放与档案服务的理念,不能一味求安全,也不能毫无风险意识地将档案全部面向社会开放;而是要从人民群众对档案的利用需求与档案有条件利用中寻求最大利益平衡点,既要满足不断增长的人民群众对档案信息内容的需求,又要保证涉密与限制利用档案的安全。这就需要综合档案馆要做好公众档案需求的摸底与分析工作,细化档案开放范围,准确定位公众需求,开展更具针对性的档案服务,尤其对与人民群众切身利益密切相关的民生档案,特别是急需、特需、多需的民生档案门类要加快开放审核速度。同时,综合档案馆还需要设计多样化的档案服务形式,借助门户网站、社交媒体、应用程序等线上服务工具为公众提供更多开放利用档案的渠道,保障人民群众最基本档案利用权利的同时,提升档案服务的品质与体验,以此实现档案开放更好服务人民群众的目标。

(转载于《中国档案报》2022530日 总第3837期第一版)

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