关于做好2022年归档工作的通知

发表于：2022年03月02日文章点击数：3019　【打印】

各二级学院、部门：

为做好2022年学校档案的归档工作，确保各类档案完整、准确、系统和安全，按照《四川文理学院档案管理办法》（川文理〔2017〕49号）的要求，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

（一）立卷单位参照《文件材料归档范围和保管期限表》（附件1，以下简称《归档范围表》）对各类载体（纸质、实物、声像、电子等载体）档案进行收集、整理和归档。

（二）2022届毕业生档案收集和2022级新生档案建档具体安排另行通知。

二、归档程序

（一）预立卷前工作对接。档案馆老师与各二级学院、部门分管档案工作负责人和档案员做好互动对接工作（档案馆老师对接部门一览表见附件2），确定具体归档时间，指导预立卷工作。

（二）形成预立卷清单。各归档单位档案员依据《归档范围表》初步整理需归档的材料并形成预立卷档案清单（附件3）。

（三）分管档案工作负责人检查签字。各单位分管档案工作负责人依据《归档范围表》和归档要求（见下“三、归档要求”）检查归档材料（纸质、实物、声像、电子等载体）是否齐全完整规范，并在2022年预立卷档案清单上签字。

（四）指导归档。档案员把预立卷档案清单和初立卷档案移至档案馆，在档案馆工作人员的指导下归档。

（五）移交签字。各单位立卷归档完成，档案馆打印归档材料移交表、移交清册各两份，由立卷单位负责人（二级学院为书记或院长）审核签字，一份移交档案馆，一份留存立卷单位。

三、归档要求

（一）纸质类材料归档要求：

归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。材料应干净整洁，字迹清楚；在材料上书写时选用黑色墨水签字笔，不能使用铅笔、圆珠笔、红色蓝色等签字笔。确实无原件的复印件，标注原件存放位置并加盖立卷单位公章。

（二）声像类材料归档要求：

1.录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；照片类电子文件以JPG格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4格式归档。

2.照片类材料纸质版与电子版同时归档。纸质版照片用冲洗方式，不采用打印方式。照片规格为5寸（12.7cm*8.9cm），毕业生照片除外。

3.毕业生照片归档要求。

（1）电子照片原件和编辑件各存一份

原件要求：照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”；方正楷体简体，颜色为红色，颜色值为#d42021，白色描边。

编辑件要求：在原件的基础上增加师生标注。师生按行数标注姓名，须在教师姓名后加“老师”字样；隶书，颜色朱红，颜色值#d82415，字号大小根据左右人员间距调整，居中排版（模板见附件3）。

（2）纸质照片按电子照片原件和编辑件各冲洗一份归档。照片规格为7寸（17.8cm*12.7cm）。

4.声像类材料归档需整理的信息：业务活动描述、日期、地点、主要人物、摄影（摄像、录音）者

（三）上学期归档部门应在6月底前完成归档工作，归档材料产生时间为2021全年。特殊情况如无法在规定时间内完成，请出具书面情况说明并明确今年完成时间，部门负责人签字并加盖公章。归档过程中有疑问，请及时与档案馆对接的指导老师联系（档案业务办公室电话：2796150）。

附件：1. 详见档案馆网页“业务指导”栏

四川文理学院档案馆

2022年3月2日