关于做好二级学院2018—2019学年度档案归档工作的通知
发表于：2019年09月10日 文章点击数：2558 【打印】
各二级学院：
为确保档案材料完整规范的进行收集、整理和移交，现将2018—2019学年度档案归档工作通知如下：
一、归档范围
（一）二级学院以及所在的教师教学发展中心、智能制造产业技术研究院、四川省青少年文学艺术社科普及基地、特色植物开发研究四川省高校重点实验室、城市污水处理川东分中心、油气田废水处理技术研发中心按照相应的《文件材料归档范围和保管期限表》（内容见档案馆网页“业务指导”，以下简称《归档范围表》）收集整理的各种载体档案材料。
（二）二级学院2019届毕业生合影照片（纸质版和电子版）。
（三）荣誉载体、印章、书画、校际交流中具有保存价值的物品、学校发展中有纪念意义的实物以及在重大活动中产生的照片、视频等声像资料。
二、归档程序
（一）形成预立卷清单。各二级学院兼职档案员将应归档的各类材料参照《归档范围表》进行整理并形成预立卷档案清单（附件1）。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
（二）分管档案工作领导检查签字。各二级学院分管档案工作领导依据《归档范围表》和归档要求（见下“三、归档要求”）检查归档文件材料、实物、声像材料等是否齐全完整规范，并在2018-2019学年度预立卷档案清单上签字。
（三）指导归档。兼职档案员把预立卷档案清单和初立卷档案移至档案馆，在档案馆工作人员的指导下归档。
（四）移交签字。立卷归档完成，档案馆打印归档材料移交清册和交接登记表各两份，经二级学院院长审核签字后向档案馆移交。
三、归档要求
（一）档案是学校办学的原始记录。为便于工作传承、查考和利用，请二级学院高度重视各类载体档案的收集归档工作，确保档案材料齐全完整、系统规范。
（二）归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。纸质归档材料干净整洁，字迹清楚；书写时选用黑色签字笔（碳素墨水钢笔），不能使用铅笔、圆珠笔、红色蓝色等签字笔；不能在预立卷时使用热熔胶、固体胶等材料进行装订（书籍、教材除外）或汇编成册。确实无原件的复印件，标注原件存放位置并加盖归档单位公章。
（三）毕业生合影的电子照片和纸质照片同时归档。（附件2）
1.电子照片（含原件和编辑件）发送至scwldag@163.com,文件名用“**学院**级**班毕业合影”进行描述。
原件要求：照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”；方正楷体简体，颜色为红色，颜色值为#d42021，白色描边。
编辑件要求：在原件的基础上增加师生标注；师生按排数标注姓名，老师予以明确标注；隶书，颜色朱红，颜色值#d821415，字号大小根据左右人员间距居中排版；附件2）
2.纸质照片按照电子照片原件和编辑后照片各冲洗1份存档，照片规格7寸（规格：17.8cm*12.7cm）。
（四）重大活动中产生的照片，纸质照片和电子照片各存1份，纸质照片规格5寸（规格：12.7cm*8.9cm）。
（五）对用视频或多媒体设备获得的电子文件以MPEG、AVI为通用格式，并按拍摄主题、主要人物、拍摄时间、拍摄地点、文件大小、时间长度、格式信息、拍摄者等形成视频信息目录清单。
（六）请二级学院按照归档时间安排（附件3）按时移交档案。如有特殊情况不能在规定时间内移交的，须出具书面说明并明确完成时间，由二级学院院长签字盖章。
（七）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。联系电话：2796150。
附件: 1.2018-2019学年度预立卷档案清单.docx
四川文理学院档案馆
2019年9月10日
