关于做好2019年归档工作的通知
发表于：2019年03月01日 文章点击数：2812 【打印】
各部门、二级学院：
为做好2019年学校档案的收集、整理与归档工作，现将相关事宜通知如下：
一、归档范围
（一）按照立卷单位《文件材料归档范围和保管期限表》（内容见档案馆网页“业务指导”，以下简称《归档范围表》）对各类载体（纸质、实物、声像）档案进行收集、整理和归档（具体归档时间见附件1）。
（二）2019届毕业生档案（具体安排另行通知）。
（三）2019级新生档案（具体安排另行通知）。
二、归档程序
（一）形成预立卷清单。各归档单位兼职档案员将办理完毕需归档的预立卷档案依据《归档范围表》初步整理并形成预立卷档案清单（参照《归档范围表》进行梳理，附件2）。
（二）分管档案工作领导检查签字。各单位分管档案工作领导依据《归档范围表》和归档要求（见下“三、归档要求”）检查归档文件材料、实物、声像等是否齐全完整规范，并在2019年预立卷档案清单上签字。
（三）指导归档。兼职档案员把预立卷档案清单和初立卷档案移至档案馆，在档案馆工作人员的指导下归档。
（四）移交签字。各单位立卷归档完成，档案馆打印归档移交表、移交清册各两份，由立卷单位负责人（二级学院为院长）审核签字，一份移交档案馆，一份留存立卷单位。
三、归档要求
（一）档案是学校办学的原始记录。为便于工作传承、查考和利用，请各单位高度重视各类载体档案的收集归档工作，确保档案材料齐全完整、系统规范。
（二）纸质材料归档要求：
归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。纸质归档材料干净整洁，字迹清楚；书写时选用碳素墨水（黑色签字笔），不能使用铅笔、圆珠笔、红色蓝色等签字笔；不能在预立卷时使用热熔胶、办公胶水等材料进行装订（书籍、教材除外）或汇编成册。确实无原件的复印件，标注原件存放位置并加盖立卷单位公章。
（三）声像类材料归档要求：
1.照片类电子文件以JPG格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档。
2.照片类材料纸质版与电子版同时归档。纸质版照片用冲洗方式，不采用打印方式。照片规格5寸（12.7cm*8.9cm，毕业生纸质照片除外）。
3.声像类材料归档需整理的信息：业务活动描述、日期、地点、主要人物、摄影（摄像、录音）者
4.毕业生照片归档要求。
（1）纸质照片规格7寸（17.8cm*12.7cm）。
（2）电子照片原件和编辑件各存一份。原件要求：照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”；方正楷体简体，颜色为红色，颜色值为#d42021，白色描边。编辑件要求：在原件的基础上增加师生标注。师生按排数标注姓名，在老师姓名后加“老师”字样；隶书，颜色朱红，颜色值#d82415，字号大小根据左右人员间距居中排版（模板见附件3）。
（四）请各部门按照附件1时间安排按时移交档案。如有特殊情况不能在安排时间内移交的，须出具书面说明并明确完成时间，部门负责人签字盖章。
（五）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。联系电话：2796150。
四川文理学院档案馆
2019年2月28日
