关于做好二级学院2017—2018学年度档案归档工作的通知
发表于：2018年09月10日 文章点击数：3432 【打印】
各二级学院：
为确保档案材料完整系统进行收集、整理和移交，现将2017—2018学年度档案归档工作通知如下：
一、归档范围
（一）二级学院以及所在的教师教学发展中心、智能制造产业技术研究院、四川省青少年文学艺术社科普及基地、特色植物开发研究四川省高校重点实验室、城市污水处理川东分中心、油气田废水处理技术研发中心按照相应的《文件材料归档范围和保管期限表》（内容见档案馆网页“业务指导”，以下简称《归档范围表》）对各种载体档案资料进行收集、整理和归档。
（二）二级学院2018届毕业生合影照片（纸质版和电子版）。
（三）以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗以及在校际交流中具有保存价值的实物档案以及重大活动中产生的照片、视频等声像材料应随文字材料同时归档。
二、归档程序
（一）形成预立卷清单。各二级学院兼职档案员将办理完毕需归档的预立卷档案依据《归档范围表》初步整理并形成预立卷档案清单（参照《归档范围表》进行梳理，附件1）。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
（二）分管档案工作领导检查签字。各二级学院分管档案工作领导依据《归档范围表》和归档要求（见下“三、归档要求”）检查归档文件材料、实物、声像等是否齐全完整规范，并在2017-2018学年度预立卷档案清单上签字。
（三）指导归档。兼职档案员把预立卷档案清单和初立卷档案移至档案馆，在档案馆工作人员的指导下归档。
（四）移交签字。立卷归档完成，档案馆打印归档材料移交清册和交接登记表各两份，经二级学院院长审核签字后向档案馆移交。
三、归档要求
（一）档案是学校办学的原始记录。为便于工作传承、查考和利用，请二级学院高度重视各类载体档案的收集归档工作，确保档案材料齐全完整、系统规范。
（二）归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。纸质归档材料干净整洁，字迹清楚；书写时选用黑色签字笔（碳素墨水），不能使用铅笔、圆珠笔、红色蓝色等签字笔；不能在预立卷时使用热熔胶、办公胶水等材料进行装订（书籍、教材除外）或汇编成册。确实无原件的复印件，标注原件存放位置并加盖公章。
（三）毕业生纸质照片和电子照片同时归档。电子照片原件和编辑件各存一份。
原件要求：照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”；方正楷体简体，颜色为红色，颜色值为#d42021，白色描边。
编辑件要求：在原件的基础上增加师生标注；师生按排数标注姓名，老师予以明确标注；隶书，颜色朱红，颜色值#d82415，字号大小根据左右人员间距居中排版（参照附件2）；原件和编辑件发送至scwldag@163.com,文件名用“**学院**级**班合影照”进行描述。
纸质照片按照电子照片原件和编辑后照片各冲洗1份存档，照片规格7寸规格（规格：17.8cm*12.7cm）。
重大活动中产生的照片，纸质照片和电子照片各存1份，纸质照片规格5寸（规格：12.7cm*8.9cm）。
（四）对用视频或多媒体设备获得的电子文件以MPEG、AVI为通用格式，并按拍摄主题、主要人物、拍摄时间、拍摄地点、文件大小、时间长度、格式信息、拍摄者等形成视频信息目录清单。
（五）请二级学院按照归档时间安排（附件3）按时移交档案。如有特殊情况不能在时间安排内移交的，须出具书面说明并明确完成时间，二级学院院长签字盖章。
（六）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。联系电话：2796150。
四川文理学院档案馆
2018年9月10日
