关于做好2018届毕业生档案转递工作的通知

发表于：2018年05月24日 文章点击数：3841　【打印】

各学院及相关部门：

为做好毕业生档案转递工作，根据《四川文理学院学生档案管理办法》相关规定，现将2018届毕业生档案转递工作相关事宜通知如下：

一、毕业生归档材料的收集和移交

（一）毕业生应归档材料的形成单位和范围

依据毕业生进校建档时确定的归档材料范围，2018届毕业生在校期间形成的应归档材料有：

（1）组织部：加入中国共产党或其他党派、团体等组织的材料，优秀党员等审批表。

（2）学生工作部（处）：三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生、奖学金等审批表，处分材料。

（3）团委：加入共产主义青年团材料，优秀团员、团干等审批表。

（4）教务处：学生成绩单、教师资格材料、学士学位授予审批单。

（5）招生就业处：毕业生报到证（白联）。

（6）校医院：毕业生体检表。

（7）二级学院：毕业生登记表、实习考核册、入党积极分子材料。

（二）毕业生应归档材料的鉴定

部门和二级学院对毕业生应归档的各类材料要认真鉴别。归档材料真实、完整、齐全、文字清楚，具有形成材料的日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。归档材料应当是原件，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

部门对应归档材料进行鉴定后，以学院为单位，先按人整理为每人一套，再按班级、学号由小到大排序，形成毕业生档案移交清单（附件1-6，电子清单发至scwldag@163.com）。

二级学院对应归档材料进行鉴定后，先按人整理为每人一套（以毕业生登记表为主体，其它材料统一夹在该表内），再按班级、学号由小到大排序，形成二级学院毕业生档案整理清单（附件7，电子清单发至scwldag@163.com）。

（三）部门应归档材料的移交时间和地点

二、毕业生归档材料的集中整理和转递

（一）集中整理时间和地点

毕业生档案材料集中整理时间为6月27日-6月30日。地点在档案馆。二级学院根据毕业生人数，安排老师在集中安排的时间和地点完成档案整理封装转递工作。

（二）集中整理装档转递流程

1.领取材料。各学院在集中安排时间，把毕业生登记表、实习考核册、入党积极分子材料、二级学院毕业生档案整理清单带到档案馆，并从档案馆领出本学院毕（结）业生的其它应归档材料。

2. 整理初核。各学院将收集齐全的毕业生归档材料，按人归类整理为每人一套。初步整理完成，由各学院指定的初核老师进行认真核对，主要核对毕业生归档材料有无多装、漏装、混装等情况，特别注意避免同名同姓的学生档案的错装。初核的同时，根据派遣名册填写《档案转递通知单》。

3.审核并装入学生档案袋。各学院再次对初核的毕业生档案材料进行审核，同时在四川文理学院学生档案袋“备注”栏打√标识。审核完成后将清点无误的档案材料装入学生档案袋，并对学生档案袋进行封口，并在封口处贴上密封条和加盖学院公章。

封装完成，把暂不派遣的学生档案袋，包括降级、休学、专升本、西部计划及投档地址是达州市人力资源和社会保障局等情况的学生档案移交档案馆，不再进行下面流程。

4.装入学生档案邮政转递专用袋。各学院把密封好的学生档案袋和相对应的《档案转递通知单》装入EMS毕业生档案专用袋。

5.密封邮政转递专用袋。将排好序的档案交由邮政工作人员进行清点。清点无误后，由邮政公司粘贴EMS详情单并在封口处贴上密封条。二级学院在密封处加盖学院公章。

三、毕业生档案转递信息的更改

（一）集中转递前：由招生就业处集中改派，保证毕业生档案中的报到证与档案接收单位一致。

（二）毕业生档案封装交件前：毕业生档案尚未交件转递前，可对招生就业处改派的毕业生档案转递地址进行相应更改。

四、毕业生档案的转递与查询

（一）档案转递阶段

1.2018届毕业生档案封装完毕后当天寄送。

2.毕业生档案转递后，相关数据于三个工作日内上传到档案馆网站，提供查询。

（二）毕业生档案去向查询

各学院务必告知毕业生要做好本人档案的查询与确认工作。毕业生务必重视自己的档案，及时跟踪和查询档案投递状况。

1.获知快递单号。毕业生可在档案馆主页“通知公告”栏查询档案快递号和档案去向。

2.跟踪快递投递状况。学生可通过邮政11183电话、关注“EMS中国邮政速递物流”微信公众号或登陆www.ems.com.cn网站进行跟踪查询。尤为注意的是：档案投递出去一年后，邮政公司将不再受理查询。

3.毕业生应及时到本人就业单位或接收保管其档案的机构查询、确认本人档案是否已经送达。

    （三）遗留档案的处理。未派遣学生的档案由学院在装档结束后退回档案馆集中保管。当年派遣但档案未寄送成功或接收单位退回的毕业生档案，招生就业处完善派遣转递地址，邮政公司办理第二次档案转递。

    五、毕业生档案转递过程中形成的各种清单和《档案转递通知单》存根移交档案馆一并整理归档。

     附件：1.组织部形成的2018届毕业生档案移交清单.xlsx

           2.学生处形成的2018届毕业生档案移交清单.xlsx

           3.团委形成的2018届毕业生档案移交清单.xlsx

           4.教务处形成的2018届毕业生档案移交清单.xlsx

           5.招生就业处形成的2018届毕业生档案移交清单.xlsx

           6.校医院形成的2018届毕业生档案移交清单.xlsx

           7.二级学院2018届毕业生档案整理清单.xlsx

                        四川文理学院档案馆

                          2018年5月24日