关于做好2017届毕业生档案转递工作的通知

发表于：2017年05月24日文章点击数：3869　【打印】

各学院及相关部门：

为规范有序做好毕业生档案转递工作，确保毕业生档案安全及时转递到档案接收单位，根据《四川文理学院学生档案管理办法》相关规定，现将2017届毕业生档案转递工作相关事宜通知如下：

一、毕业生归档材料的收集和移交

（一）毕业生应归档材料的形成单位和范围

依据毕业生进校建档时确定的归档材料范围，2017届毕业生在校期间形成的应归档材料有：

（1）组织部：加入中国共产党或其他党派、团体等组织的材料，优秀党员等审批表。

（2）学生工作部（处）：三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生、奖学金等审批表，处分材料。

（3）团委：加入共产主义青年团材料，优秀团员、团干审批表。

（4）教务处：学生成绩单、教师资格材料、学士学位授予审批单。

（5）招生就业处：毕业生报到证（白联）。

（6）校医院：毕业生体检表。

（7）二级学院：毕业生登记表（一份存入毕业生档案袋，一份下半年移交至档案馆）、实习实践鉴定册（表）（一份存入毕业生档案袋，一份下半年移交至档案馆）、入党积极分子材料。

（二）毕业生应归档材料的鉴定

部门和二级学院对毕业生应归档的各类材料要认真鉴别。属于归档的材料必须是办理完毕、手续完备的材料，必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。个人文字材料应当有本人签字。归档材料应当是原件，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

部门对应归档材料进行鉴定后，以各学院为单位整理移交，学院内一个毕业生的不同材料整理为每人一套,再按班级、学号由小到大排序，形成毕业生档案移交清单（附件1-5，电子清单发至scwldag@163.com）。

二级学院对应归档材料进行鉴定后，按班级、学号由小到大排序，整理为每人一套,形成二级学院毕业生档案整理清单（附件6，电子清单发至scwldag@163.com）。

（三）部门应归档材料的移交时间和地点

部门	移交时间	移交人	移交地点
组织部	6月28日	赵娟	档案馆
学生工作部（处）	6月20日	罗荥嬴罗天
团委	6月21日	雷颖琪
教务处	6月23日	杜阳阳
招生就业处	6月29日	黄婧颖
校医院	6月22日	杨莉

注：二级学院在集中整理、装档时把毕业生登记表、实习实践鉴定册（表）和入党积极分子材料按班级、学号从小到大的顺序归整好后带到档案馆（以毕业生登记表为主体，其它材料统一夹在该表内。）

（四）二级学院负责毕业生档案转递工作的老师在6月30日到档案馆领取《档案转递通知单》和派遣名册（毕业生档案转递地址是达州市人力资源和社会保障局的，档案馆直接移送，这部分学生不填写《档案转递通知单》）。

二、毕业生归档材料的集中整理和转递

（一）集中整理时间和地点

毕业生档案材料集中整理时间为7月3日—6日。地点在档案馆。二级学院根据毕业生人数，安排2人以上的老师在集中安排的时间和地点完成档案整理封装转递工作。

二级学院	分管负责人	初核人员	审核封装人员	集中整理时间	集中整理地点
文学与传播学院	张桢	文敏熙	邓超	7.3—4	档案馆
政法学院	张善喜	张俊峰	刘丹	7.3
外国语学院	王兆忠	王楚楚	叶柳	7.3—4
数学学院	罗肖强	苟格	周萍	7.3
智能制造学院	杨红	熊伦	文敏思	7.3—4
化学化工学院	屈川	宋莹莹	彭波	7.3
音乐与演艺学院	冉明	彭虹棋	杨浩强	7.3
美术学院	尹羿之	李波	贺艳洁	7.4—5
康养产业学院	陈熙隆	弓腊梅	万大卫	7.4
体育学院	王进	李文华	那明明	7.5—6
教师教育学院	王斌	马建堂	周宏星	7.5—6
财经管理学院	蔡奇航	魏晓军	王情香	7.5—6
建筑工程学院、生态旅游学院	靳浪	王韦翔	尹超	7.4

（二）集中整理装档转递流程

1.领取材料。各学院在集中安排时间，把毕业生登记表、实习实践鉴定册（表）、入党积极分子材料、二级学院毕业生档案整理清单以及《档案转递通知单》、毕业生派遣名单带到档案馆，并从档案馆领出本学院毕业（含结业）生的其它应归档材料，形成档案材料出库清单，以及学生档案转递专用袋和封条等。

2.初步整理。各学院应将收集齐全的毕业生归档材料，按人整理为每人一套（以毕业生登记表为主体，其它材料统一夹在该表内），再按班级、学号由小到大排序。

3.整理初核。初步整理完成，由各学院指定的初核老师进行认真核对，主要核对毕业生归档材料有无多装、漏装、混装等情况，特别注意避免同名同姓的学生档案的错装。初核完成后初核人员在《四川文理学院**学院2017届毕业生档案材料转递清单》（附件7）上签字确认。

4.审核并装入学生档案袋。各学院再次对初核的毕业生档案材料进行审核，认真核对有无多装、漏装、混装以及同名同姓的学生档案的错装情况，同时在四川文理学院学生档案袋的“备注”栏打√标识。审核完成后将清点无误的档案材料装入学生档案袋，并对学生档案袋进行封口，并在封口处贴上密封条和加盖学院公章，审核封装人员在《四川文理学院**学院2017届毕业生档案材料转递清单》上签字确认，特殊情况须在清单备注栏中做出说明，如无派遣情况：包括降级、休学、专升本、西部计划志愿者等。

封装完成，把投档地址是达州市人力资源和社会保障局的学生档案袋移交档案馆，不再进行下列流程。

5.装入学生档案邮政转递专用袋。各学院把密封好的学生档案袋和相对应的《档案转递通知单》装入学生档案邮政转递专用袋，并对学生档案邮政转递袋进行封口，并在封口处贴上密封条和加盖学院公章。

6.粘贴EMS详情单。在密封后的学生档案邮政转递专用袋的固定位置粘贴邮政公司打印好的EMS详情单。将所有档案按照档案转递通知单由小到大的顺序进行排列。

7.清点和转递。将排好序的档案交由邮政工作人员进行清点。清点无误后，由邮政公司收件并履行交接手续。邮政公司在收件后的第二天将EMS交寄单返回学校，档案馆和学院各自留存备查。

转递完成后，二级学院移交《四川文理学院**学院2017届毕业生档案材料转递清单》至档案馆存档。

三、毕业生档案转递信息的更改

（一）6月23日至6月29日：由招生就业处集中改派，保证毕业生档案中的报到证与档案接收单位一致。

（二）6月29日至7月3日：招生就业处更改毕业生档案转递信息后把报到证（白联）交到档案馆。

（三）7月3日至7月6日：毕业生档案尚没交件转递前，可对招生就业处改派的毕业生档案转递地址进行相应更改。

四、毕业生档案的查询

（一）毕业生档案转递后，相关数据于三个工作日内上传到档案馆网站，提供查询。

（二）各学院务必告知毕业生要做好本人档案的查询与确认工作。