关于做好二级学院2019—2020学年度档案归档工作的通知
各二级学院：
为确保档案材料完整规范的进行收集、整理和移交，现将2019—2020学年度档案归档工作通知如下：
一、归档范围
（一）二级学院以及所在的智能制造产业技术研究院、特色植物开发研究四川省高校重点实验室，按照相应的《文件材料归档范围和保管期限表》（内容见档案馆网页“业务指导”，以下简称《归档范围表》）收集整理的各种载体档案材料。
（二）二级学院2020届毕业生合影照片（纸质版和电子版）。
（三）荣誉载体、印章、书画、校际交流中具有保存价值的物品、学院发展中有纪念意义的实物以及在重大活动中产生的照片、视频等声像资料。
二、归档程序
（一）形成预立卷清单。各二级学院兼职档案员将应归档的各类材料参照《归档范围表》进行整理并形成预立卷档案清单（附件1）。
（二）分管档案工作领导检查签字。各二级学院分管档案工作领导依据《归档范围表》和归档要求,检查归档文件材料、实物、声像材料等是否齐全完整规范，并在2019-2020学年度预立卷档案清单上签字。
（三）指导归档。兼职档案员把预立卷档案清单和应归档材料移至档案馆，在档案馆工作人员的指导下归档。
（四）移交签字。立卷归档完成，档案馆打印归档材料移交清册和交接登记表各两份，经二级学院院长审核签字后向档案馆移交。
三、归档要求
（一）档案是学校办学的原始记录，便于工作的传承、查考和利用。请二级学院高度重视各类载体档案的收集归档工作，确保档案材料齐全完整、系统规范。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
（二）归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。纸质归档材料干净整洁，字迹清楚；书写时选用黑色签字笔（碳素墨水钢笔），不能使用铅笔、圆珠笔、红色蓝色等签字笔；不能在预立卷时使用热熔胶、固体胶等材料进行装订（书籍、教材除外）或汇编成册。确实无原件的复印件，标注原件存放位置并加盖归档单位公章。
（三）毕业生合影的电子照片和纸质照片同时归档。
1.电子照片（原件和编辑件）发送至scwldag@163.com,文件名用“**学院**级**班毕业合影”进行描述。
原件要求：照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”；方正楷体简体，颜色为红色，颜色值为#d42021，白色描边。
编辑件要求：在原件的基础上按位次标注师生姓名（“老师”字样需明确标注在姓名后）；隶书，颜色朱红，颜色值#d821415，字号大小根据左右人员间距居中排版；（附件2）
2.纸质照片按照电子照片原件和编辑件各冲洗1份存档，照片规格7寸（规格：17.8cm*12.7cm）。
（四）重大活动中产生的照片，纸质照片和电子照片同时归档。电子照片发送至scwldag@163.com。纸质照片冲洗一份存档，照片规格5寸（规格：12.7cm*8.9cm）。
（五）视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。并按拍摄主题、主要人物、拍摄时间、拍摄地点、文件大小、时间长度、格式信息、拍摄者等形成视频信息目录清单。
（六）请二级学院依据归档时间安排（附件3）按时移交档案。如有特殊情况不能在规定时间内移交的，须出具书面说明并明确完成时间，由二级学院院长签字盖章。
（七）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。联系电话：2796150。
附件: 1. 2019-2020学年度预立卷档案清单.docx
2. 毕业生照片模板.docx
四川文理学院档案馆
2020年9月10日