关于在疫情防控常态化前提下做好2020年归档工作的通知

各部门、二级学院：

在常态化疫情防控期间，为做好2020年学校档案的收集、整理与归档工作，现将相关事宜通知如下：

一、归档范围

（一）按照立卷单位《文件材料归档范围和保管期限表》（内容见档案馆网页“业务指导”，以下简称《归档范围表》）对各类载体（纸质、实物、声像）档案进行收集、整理和归档。

（二）2020届毕业生档案（具体安排另行通知）。

（三）2020级新生档案（具体安排另行通知）。

二、归档程序

（一）预立卷前工作对接。今年，归档时间紧、任务重，档案馆老师与各部门、二级学院分管档案工作负责人和兼职档案员进一步做好互动对接工作（档案馆老师对接部门一览表见附件1），确定归档时间，指导预立卷工作。

（二）形成预立卷清单。各归档单位兼职档案员将办理完毕需归档的预立卷档案依据《归档范围表》初步整理并形成预立卷档案清单（参照《归档范围表》进行梳理，附件2）。

（三）分管档案工作领导检查签字。各单位分管档案工作领导依据《归档范围表》和归档要求（见下“三、归档要求”）检查归档文件材料、实物、声像等是否齐全完整规范，并在2020年预立卷档案清单上签字。

（四）指导归档。兼职档案员把预立卷档案清单和初立卷档案移至档案馆，在档案馆工作人员的指导下归档。

（五）移交签字。各单位立卷归档完成，档案馆打印归档移交表、移交清册各两份，由立卷单位负责人（二级学院为院长）审核签字，一份移交档案馆，一份留存立卷单位。

三、归档要求

（一）档案是学校办学的原始记录。为便于工作传承、查考和利用，请各单位高度重视各类载体档案的收集归档工作，确保档案材料齐全完整、系统规范。

（二）纸质材料归档要求：

归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。纸质归档材料干净整洁，字迹清楚；书写时选用碳素墨水（黑色签字笔），不能使用铅笔、圆珠笔、红色蓝色等签字笔；不能在预立卷时使用热熔胶、办公胶水等材料进行装订（书籍、教材除外）或汇编成册。确实无原件的复印件，标注原件存放位置并加盖立卷单位公章。

（三）声像类材料归档要求：

1.照片类电子文件以JPG格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档。

2.照片类材料纸质版与电子版同时归档。纸质版照片用冲洗方式，不采用打印方式。照片规格5寸（12.7cm*8.9cm，毕业生纸质照片除外）。

3.声像类材料归档需整理的信息：业务活动描述、日期、地点、主要人物、摄影（摄像、录音）者

4.毕业照归档要求。毕业照是毕业生记录母校和师生美好回忆的重要载体，是学校珍贵的原始档案。

（1）纸质照片规格7寸（17.8cm*12.7cm）。

（2）电子照片原件和编辑件各存一份。

原件要求：照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”；方正楷体简体，颜色为红色，颜色值为#d42021，白色描边。

编辑件要求：在原件的基础上增加师生标注。师生按排数标注姓名，在老师姓名后加“老师”字样；隶书，颜色朱红，颜色值#d82415，字号大小根据左右人员间距居中排版（模板见附件3）。

（四）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆对接的指导老师联系。

四川文理学院档案馆

2020年5月19日