关于做好2024年归档工作的通知

各部门：

为确保学校各类档案及时、完整收集归档，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《四川文理学院档案管理办法》等有关规定以及学校档案工作安排，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

（一）各部门参照《文件材料归档范围和保管期限表》（详见档案馆网站“业务指导”栏，以下简称《归档范围表》）对2023年1月1日至12月31日形成的各类载体（纸质、实物、声像、电子等）档案进行收集、整理和归档。

（二）之前未及时移交的，今年归档时一并移交。

二、归档程序

（一）预立卷前工作对接。档案馆老师与部门分管档案工作负责人和档案员做好对接工作（附件1），确定具体归档时间。

（二）形成预立卷清单。档案馆老师指导部门档案员依据《归档范围表》初步整理需归档的材料并形成预立卷档案清单（见附件2）。

（三）分管档案工作负责人检查签字。各部门分管档案工作负责人依据《归档范围表》和归档要求（见下“三、归档要求”）检查归档材料是否齐全完整规范，并在2024年预立卷档案清单上签字。

（四）指导归档。档案员把预立卷档案清单和档案材料移至档案馆，在档案馆老师的指导下归档。

（五）移交签字。各单位立卷归档完成后，档案馆打印归档材料移交清册两份，由部门负责人审核签字，一份移交档案馆，一份留存立卷单位。

三、归档要求

（一）纸质类材料归档要求：

1.归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。确实无原件的复印件，标注原件存放位置或说明情况并加盖立卷单位公章。

2.归档材料应干净整洁，字迹清楚，格式规范。

纸质文本主要格式参考：字体字号——标题（方正小标宋简体二号），一级标题（黑体三号），二级标题（楷体GB2312三号），其他文字（仿宋GB2312三号）；A4页面设置——页边距上3.7cm、下3.5cm，左2.7cm、右2.7cm；页码为宋体四号居中。

3.在材料上书写时用黑色墨水签字笔，不能使用铅笔、圆珠笔、红色蓝色等签字笔。

（二）声像类材料归档要求：

1.录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；照片类电子文件以JPEG格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4格式归档。

2.照片类材料纸质版与电子版同时归档。纸质版照片用冲洗方式，不采用打印方式。照片规格为5寸（12.7cm*8.9cm）。

3.声像类材料归档需整理的信息：业务活动描述、时间、地点、主要人物、摄影（摄像、录音）者。

（三）实物档案归档要求：

1.实物档案包括印信类、荣誉类、字画类以及其他纪念意义类等。

2.市厅级以上荣誉类实物档案填写获奖情况统计表（附件3，附件4），与实物一同归档。集体荣誉归档原件，个人荣誉可归档原件扫描件（彩色扫描，不低于200dpi分辨率，格式为JPEG，扫描件命名“部门+姓名+年度+荣誉名称”）。

（四）上学期应归档部门应在6月底前完成归档工作。特殊情况如无法在规定时间内完成，请出具书面情况说明并明确今年完成时间，部门负责人签字并加盖公章。

归档过程中有疑问，请及时与档案馆对接老师联系。

四川文理学院档案馆

2024年3月5日