关于做好2018年归档工作的通知
各部门、二级学院：
按照《四川文理学院档案管理办法》收集、整理与归档的规定，现将2018年归档事项通知如下：
一、归档范围
（一）按照立卷单位《文件材料归档范围和保管期限表》（内容见档案馆网页“业务指导”，以下简称《归档范围表》）对各类载体档案进行收集、整理和归档（具体归档时间见附件1）。
纸质档案与电子档案同时归档。
注重实物档案和声像档案的收集和移交（纸质版照片用冲洗方式，不采用打印方式）。
二级学院2018届毕业生合影照片（纸质版和电子版）应于6月30日前整理，11月底前归档。
（二）2018届毕业生档案（具体安排另行通知）。
（三）2018级新生档案（具体安排另行通知）。
二、归档程序
（一）形成预立卷清单。各归档单位兼职档案员将办理完毕需归档的预立卷档案依据《归档范围表》初步整理并形成预立卷档案清单（参照《归档范围表》进行梳理，附件2）。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
（二）分管档案工作领导检查签字。各单位分管档案工作领导依据《归档范围表》和归档要求（见下“三、归档要求”）检查归档文件材料、实物、声像等是否齐全完整规范，并在2018年预立卷档案清单上签字。
（三）指导归档。兼职档案员把预立卷档案清单和初立卷档案移至档案馆，在档案馆工作人员的指导下归档。
（四）移交签字。各单位立卷归档完成，档案馆打印移交清册两份，经立卷单位负责人（二级学院为院长）审核签字后向档案馆移交。
三、归档要求
（一）档案是学校办学的原始记录。为便于工作传承、查考和利用，请各单位高度重视各类载体档案的收集归档工作，确保档案材料齐全完整、系统规范。
（二）归档材料必须是具有落款单位、形成时间、印章完整清晰的原件。纸质归档材料干净整洁，字迹清楚；书写时选用碳素墨水（黑色签字笔），不能使用圆珠笔、红色蓝色等签字笔；不能在预立卷时使用热熔胶、办公胶水等材料进行装订（书籍、教材除外）或汇编成册。确实无原件的复印件，标注原件存放位置并加盖公章。
（三）电子文件材料归档要求：
1.电子文件材料的计算机文件名：年度+文件材料标题（主题）。
2.电子文件材料归档格式：电子文件应以通用格式形成和收集，或在归档前转换为通用格式。
文书类电子文件材料与纸质文件材料一致，以PDF格式进行归档；
照片类电子文件以JPG格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档。
3.电子文件材料信息整理登记：可使用WPS表格对每件电子文件材料相关信息进行采集和登记。
文书类电子文件材料包括：计算机文件名、文件编号（文号）、责任者、日期、保管期限、密级、格式信息、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据（附件3）；
声像类电子文件材料包括：计算机文件名、摄影（摄像、录音）者、日期、地点、主要人物、业务活动描述、密级、格式信息、计算机文件大小等。（附件4）
（四）重大活动中产生的照片，纸质照片和电子照片各存1份，纸质照片规格5寸（规格：12.7cm*8.9cm；毕业生纸质照片除外）。
（五）毕业生纸质照片和电子照片同时归档。
电子照片原件和编辑件各存一份。原件要求：照片上方标题为“四川文理学院**学院**级**班毕业合影”字样，标题右下方为拍摄时间“**年**月**日”；方正楷体简体，颜色为红色，颜色值为#d42021，白色描边。编辑件要求：在原件的基础上增加师生标注；师生按排数标注姓名，老师予以明确标注；隶书，颜色朱红，颜色值#d82415，字号大小根据左右人员间距居中排版；附件5）原件和编辑件发送至scwldag@163.com,文件名用“**学院**级**班合影照”进行描述。
纸质照片按照电子照片原件和编辑后照片各冲洗1份存档，照片规格7寸规格（规格：17.8cm*12.7cm）
（六）请各部门按照附件1时间安排按时移交档案。如有特殊情况不能在时间安排内移交的，须出具书面说明并明确完成时间，部门负责人签字盖章。
（七）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。联系电话：2796150。
附件：1. 2018年立卷单位归档时间安排.docx
四川文理学院档案馆
2018年3月7日