关于做好电子文件材料收集的通知

各部门、二级学院：

根据学校增量档案电子化的要求，为做好电子文件材料的日常收集整理工作，确保2018年归档的2017年形成的电子文件材料真实、可靠、完整、可用，现将有关事宜通知如下：

一、电子文件材料的收集：各单位在履行其工作职责或处理事务过程中产生的电子文件材料，属于《四川文理学院立卷单位文件材料归档范围》及其它有查考利用价值的均应收集归档。

二、电子文件材料的计算机文件名：文件材料形成年度+部门（用立卷单位代码表示,附件1）+文件材料标题（如：办公室2016年形成的工作计划的计算机文件名为2016BGS工作计划）。

三、电子文件材料归档格式：电子文件应以通用格式形成和收集，或在归档前转换为通用格式。

文书类电子文件材料以WPS和相应的PDF格式进行归档；照片类电子文件以JPG格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档。

网页电子文件以HTML格式归档收集，归档完整的网站系统时，应同时收集网站设计文件、维护手册等。

以数据库文件形式的科技、专业类电子文件以XLS、DBF格式归档。

其它以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

四、电子文件材料信息整理登记：使用WPS表格对每件电子文件材料相关信息进行采集和登记。

文书类电子文件材料包括：题名、文件编号（文号）、责任者、日期、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据。（附件2）

声像类电子文件材料包括：题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、密级、计算机文件名等。（附件3）

科技、专业、网页等其它电子文件采集和登记信息参照文书类电子文件材料给出的要求执行。