关于做好二级学院2015-2016学年度档案归档工作的通知

各二级学院：

为进一步加强学校档案资源建设，切实做好2015-2016学年度档案归档工作，现将档案材料的收集、整理、归档工作通知如下：

一、归档主体：系科调整前各二级学院为归档主体

二、归档内容：各学院兼职档案员按照《二级学院档案材料归档范围及保管期限表》的要求对各种载体档案资料进行收集、整理和归档。毕业生班级集体合影照作为我校重要保存价值的声像档案，应加强收集力度，并回溯以前缺失的毕业照。

三、归档要求

（一）各学院行政负责人对学院应存档案的完整、齐全进行检查，做到应归档的文件材料不缺不漏，应归尽归，并确认签字。

（二）归档材料须为原件。

（三）毕业生电子照片上方应题写学校及二级学院名称、年级、班级毕业合影字样，标题右下方为摄制完整时间（方正楷体简体，颜色为红色，颜色值为#d42021，白色描边），照片下方按排数标注师生姓名，老师予以明确标注（隶书，颜色朱红，颜色值#d82415），字号大小根据左右人员间距居中排版。电子照片原件及编辑后照片发送至scwldag@163.com,文件名用“学院年级班级合影照”进行描述。纸质照片暂不移交。

（四）12月底之前归档完毕。

如有特殊情况不能按时移交的，需出具书面说明，负责人签字盖章。

附件：1. 二级学院档案材料归档范围及保管期限表

2. 声像类档案归档范围和保管期限表

3. 实物类档案归档范围和保管期限

4. 毕业生电子照片模板

档案馆

2016年10月11日

附件1：

二级学院档案材料归档范围及保管期限表

二级类目：JX11、JX12、JX14、JX15、JX16、JX18

序号	归档范围	保管期限
1	总支、直属支部、二级学院工作计划、总结、报告	永久
2	总支、直属支部、二级学院会议记录、纪要、简报	永久
3	总支、直属支部工作材料	30年
4	团总支、学生会工作材料	30年
5	二级学院各类规章制度	30年
6	各专业教学计划、教学大纲	永久
7	各专业使用教材目录	永久
8	开展各种学术活动的材料	30年
9	与国内单位协作的材料	30年
10	参加省级以上各类活动及获奖材料	30年
11	学生运动会材料（体育学院）	30年
12	优秀毕业论文及评审材料	30年
13	学生登记表	永久
14	实习鉴定表	永久
15	教学、科研、管理数据统计及重要资料	30年
16	学生个人档案收集、转递	30年
17	班级毕业生合照、名单	永久
18	应存档的声像和实物档案（参看声像类档案、实物档案归档范围）

附录：存学院教学类档案（参考）

序号	类目名称	保管期限
1	本科生毕业论文及评审意见	30年
2	课堂教学材料、课程进度表	10年
3	教师任课安排、教案	30年
4	优秀实习报告	10年
5	本专业教学检查、调查报告及总结	10年
6	教师工作量核算、登记材料	10年

附件2：

声像类档案归档范围和保管期限表

主题	序号	归档范围	保管期限
重要活动	1	校领导在任期间工作、出访、接待、重要会议等	30年
	2	学校历届党、政、工、团、学重大会议开幕、闭幕、会议发言、讨论等	30年
	3	校庆、重大纪念日等庆祝活动以及开学、毕业典礼等	30年
	4	民主党派及侨联组织的重大活动等	30年
教学科研校园外事参观视察等等	5	学生论文答辩、毕业合影、学位授予、社会实践活动	30年
	6	教学竞赛、教学成果评奖、教案评比等	30年
	7	现代技术教育类（信服中心负责收集、立卷、归档）	30年
	8	反映科研进程、特征、实验情况及课题验收、获奖等	30年
	9	学校举办的各类大型学术会议开幕、闭幕、大会发言、报告、讨论等	30年
	10	科技成果示范推广情况	30年
	11	上级领导来校视察、调研、参观、座谈等	30年
	12	兄弟院校来校活动	30年
	13	国内外有影响的专家教授及社会著名人士来校讲学、访问等	30年
	14	反映学校面貌、历史及变迁	30年
	15	新建工程开工、建设、竣工	30年
	16	学校教学实验基地建设	30年
	17	校园风光等	30年
	18	学校人员出国重大活动	30年
	19	专家教授教学、科研、推广及日常活动	30年
军训及文体活动	20	校运会开幕、闭幕、比赛场面，校运动队训练、参加市级以上运动会代表队合影和破纪录、获奖等	30年
	21	学生参加市级以上各类活动合影、获奖等	30年
	22	新生军训活动	30年
	23	学生和教职工群众性文体活动	30年
	24	其他有保存价值的声像载体材料	30年

附件3：

实物类档案归档范围和保管期限表

二级类目	归档范围	保管期限
SW12	奖品实物档案	永久
SW13	名人字画实物档案	永久
SW14	在国内外校际交往中收受的礼品	永久
SW15	学校发展中有纪念意义的物品	永久

附件4：