四川文理学院学生档案管理办法

 

第一章  总 则  

第一条  学生档案是反映学生在校期间德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料，是用人单位了解毕业生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。

学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作。

第二条  学生档案工作是学校档案工作的重要组成部分。学生档案管理工作在档案工作委员会、分管校领导的领导和指导下，实行档案馆组织协调、相关职能部门和各二级学院各负其责的工作制度，确保学生档案的完整、准确、系统和安全。

第三条  学生档案种类多，流动性强，利用率高，工作量大。档案馆确定专门科室对全校学生档案工作进行组织协调，主要负责制定和完善学生档案管理规章制度；接收、鉴别和指导整理学生档案材料；办理学生档案的查阅、借阅和转递；做好学生档案的安全、保密、保管等工作。

第四条  学生档案材料形成的各二级学院和有关部门要把学生档案管理工作纳入重要议事日程，定期研究、检查学生档案工作，确定1名教师担任学生档案兼职档案员，负责及时收集、整理和归档学生档案材料，并接受档案馆的业务培训、指导和监督。

第二章  归档范围及责任单位

第五条  归档的学生档案，必须真实、历史、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对单位及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第六条  归档范围

（一）高考档案 (含有工作经历的个人人事档案材料；以学生所在中学或招办转送为准)。

（二）学生登记表、毕业生登记表、学生入学及毕业体检表、毕业生报到证。

（三）鉴定、考核、考察材料（实习实践、教师资格等材料）。

（四）学生成绩单、授予学位决定、学籍异动材料。

（五）加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料。

（六）奖励材料（学生在校期间因表现突出获得的校级及以上奖励材料，包括三好学生、优秀学生干部、优秀党团员、优秀团干、优秀毕业生、奖学金等登记表）。

（七）处分材料。

（八）出国（出境）材料：因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国（境）外学习、进修情况或鉴定等材料。

（九）经组织研究决定须装入档案的材料以及其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。

第七条  归档责任单位

（一）组织部：加入中国共产党或其他党派、团体等组织的材料，优秀党员等登记表。

（二）学生工作部（处）：学生登记表、毕业生登记表，三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生、奖学金等登记表，处分材料。

（三）团委：加入共产主义青年团材料，优秀团员、团干登记表。

（四）教务处：教师资格材料、学生成绩单、授予学位决定、学籍异动材料、专升本学生名单、实习考核册。

（五）招生就业处：毕业生报到证、毕业生名单。

（六）国际交流合作处：出国（出境）材料。

（七）校医院：学生入学及毕业体检表。

（八）二级学院：高考档案。

第三章  建档和移交

第八条  随新生入学携带的档案由二级学院收集，寄至学校的新生档案，招生就业处签收后交新生所在二级学院。

第九条  新生注册取得学籍后，所在二级学院的学生档案兼职档案员及时整理新生高考档案。无高考档案的，应及时汇总情况至招生就业处，招生就业处向学生所在中学或招办统一开具调档函，二级学院学生档案兼职档案员告知学生本人尽快完善高考档案。

第十条  二级学院学生档案兼职档案员按专业、班级、学号为新生建立学生档案，规范填写《四川文理学院学生档案袋》，装入高考档案，在新生入学3个月内，与《四川文理学院新生档案整理清单》一并移交档案馆。

第十一条  学生学籍发生变动时，在二级学院移交学生档案前，教务处应在5个工作日内将学生学籍变动通知送达二级学院；如二级学院已移交至档案馆，教务处应在20个工作日内将学生学籍变动通知送交档案馆。

第十二条  学生档案移交时，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字移交手续。

第四章  收集与管理

第十三条  各二级学院和有关部门要做好学生在校期间档案的收集整理工作，并随每年本单位综合档案一并移交档案馆。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半月内向档案馆归档完毕。

第十四条  学生档案兼职档案员要认真鉴别所收集的材料，属于归档的材料必须是办理完毕、手续完备的材料，必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。个人文字材料应当有本人签字。

第十五条  不属于归档的材料应退还移交单位处理。

第十六条  归档材料应使用规范的办公用纸，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第十七条  归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第十八条  学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名（曾用名）要书写准确，不能写同音字，不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生报到证、学籍卡上的姓名一致，各种表格上的姓名、出生年月应一致。照片要求是免冠近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第十九条  因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存。复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第二十条  留级的学生档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并上名册，将原在班级的名字注销并说明原因。

第二十一条  退学的学生档案，按有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。

第二十二条  学生在受刑事处分期间，其档案由档案馆保管，刑满释放或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。

第二十三条  学生出国不归、失踪、逃亡，其档案由学校档案馆保管。

第二十四条  如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。

第二十五条  学生档案配备专门的库房，按照相关规定配套安全设施，并定期检查。

第五章  档案利用

第二十六条  学生个人不能查阅自己的档案材料。因工作需要查（借）阅学生档案的，档案馆要根据规定提供利用服务，利用须遵守下列规定：

（一）须征得相应二级学院及有关部门负责人的同意；

（二）必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理；

（三）学生档案一般不外借。必须外借时，须说明理由，并经档案馆负责人、分管校领导同意；

（四）毕业生就业单位需要查阅毕业生档案的，须经招生就业处负责人签字批准。

第六章  档案转递

第二十七条  为保证毕业生档案材料准确、无误、及时归档并转递，各二级学院分管学生工作的副书记具体分管毕业生档案材料的归档工作。学生档案兼职档案员应主动配合档案馆做好毕业生档案的收集、归档和寄发工作。

第二十八条  毕业生归档材料以二级学院为单位进行归档。同一学院内同名同姓毕业生的归档材料要特别注明，以免误装误发。

第二十九条  档案馆按照招生就业处提供的完整、准确的毕业生报到地址进行转递，不得由学生本人自带。

第三十条  专升本学生名单由教务处及时送交档案馆，以便对升本学生档案进行后续管理。

 

第七章  考核与处罚

第三十一条  学生档案管理工作纳入学校档案工作目标考核。

第三十二条  对于利用学生档案材料营私舞弊的，应视其情节轻重予以处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》的，依法严肃处理。

第八章  附 则

第三十三条  本办法适用于我校普通本专科学生档案管理，继续教育学院的学生档案管理参照本办法执行。

第三十四条  本办法由档案馆负责解释。

第三十五条  本办法从印发之日起实行。

四川文理学院办公室                       2016年9月18日印发