四川文理学院档案管理办法

 

 档案管理办法

第一章  总则

第一条  为进一步加强新形势下学校档案工作，推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效保护和利用档案，充分发挥学校档案工作的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2017〕11号）和《四川省高等学校档案工作规范化管理标准》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新和国际交流等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学校档案是国家档案资源的重要组成部分，是学校科学发展的重要依据，学校应维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

第四条  学校档案工作是学校重要的基础性工作，纳入学校整体发展规划及工作计划，纳入学校规章制度及工作流程，纳入领导工作议事日程，纳入部门和有关人员岗位责任制，实行统一领导、统一管理，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为学校的改革发展提供有效服务。

第二章  机构与职责

第五条  学校建立在校长领导下，以档案机构为核心，各部门、院系、课题组、项目组等（以下简称各单位）专兼职档案人员为基础的档案工作体系。

第六条  学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，列入工作考核检查的内容；

（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第七条  主管档案工作校领导协助校长负责档案工作，其主要职责是：

（一）制订实施学校档案工作中长期发展规划；

（二）组织协调学校档案机构和全校各单位的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

（三）听取档案部门工作汇报，研究并协调解决档案工作中的重大问题，为学校档案工作的发展创造良好条件；

（四）监督检查学校档案工作，组织开展学校档案工作评估。

第八条  学校成立由校长为主任委员、主管校领导和相关校领导为副主任委员、相关职能部门负责人组成的学校档案工作委员会，作为学校档案工作的组织、协调和咨询机构。

第九条 档案馆是学校档案工作的业务管理部门，对全校档案工作进行组织、协调和管理。其主要职责是：

（一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）组织协调各单位档案工作，并开展业务指导、监督和检查；

（四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料；

（五）编制检索工具，编研、出版档案和校史资料，开发档案信息资源；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展档案的开放和利用工作；

（八）开展学校档案工作人员的业务培训；

（九）利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能；

（十）开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。

第十条  档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，应具备符合要求的档案用房和设施设备。

第十一条  学校实行文件材料形成单位立卷的归档制度。各单位负责人对本单位归档文件的完整性和系统性负责。学校对各单位档案工作定期布置、检查、考核和评估。

第十二条  学校根据档案馆的档案数量和工作任务配备专职档案人员。各单位配备专职或兼职档案人员，兼职档案人员在岗位职责中明确其档案工作任务，并保持相对稳定。

第十三条  各职能或承办单位文件材料形成者应负责积累文件材料，并对归档文件材料的齐全、准确和形成质量负责。各单位专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

第十四条  学校档案人员应遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十五条  学校专职档案人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校同级别教学、科研和管理人员同等待遇。

第十六条  对长期接触有毒有害物质的档案人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，依法保障其有关待遇，并按照有关规定予以补助。

第十七条  对档案人员中的涉密人员，按照有关规定予以专项补助。

第三章  收集、整理与归档

第十八条  档案馆应制定或适时修订各类文件材料归档范围和档案保管期限表，做到应建尽建、应收尽收、应归尽归。

第十九条  文件材料的归档范围主要包括：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群工作的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学生的入校前档案、报考登记表、学生(学员、学籍)登记表、体检表、成绩表、毕业生登记表、授予学位决定、奖惩记录、党团材料等应归入学生档案的材料。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（五）科研类：主要包括反映学校科研管理、课题立项、准备资料、研究过程、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。

（六）基本建设类：主要包括反映学校基本建设项目管理和项目的提出、调研、可行性研究、勘察、测绘、设计及审批文件,招投标文件与合同书,施工、监理、竣工验收、工程创优等文件材料。

（七）仪器设备类：主要包括学校仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学校在产学研和职务成果转化过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：主要包括学校在会计活动中形成的财务管理、财务预算、会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等文件材料。

第二十条  各单位专兼职档案人员按照国家或行业的有关规定将文件整理后归档，归档的文件材料应完整、准确、系统，载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

第二十一条  学校加强“三重一大”（重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用）及重大活动档案管理工作，确保档案的齐全完整。

第二十二条  学校教职员工从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的应归档的文件材料，应按照规定及时移交，任何个人不得据为己有。

对于教职员工在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十三条  加强与学校有关的各种档案史料的征集，丰富学校档案资源。既是文物和图书，又是档案的各类材料，档案馆与图书馆等部门开展业务协作，推进文物、图书、情报与档案资源共享。

第二十四条  文件材料归档时间为：

（一）党群类、行政类、产品生产类、出版物类、外事类、仪器设备类文件材料在次年6月底前归档；

（二）教学类文件材料一般在次年6月底前归档，其中，各类学生的学籍卡（或成绩单）、取得毕业资格学生电子注册名单、毕业生集体照片、学位委员会授予学位清册应在学生毕业后6个月内归档；

（三）科研类文件材料应在项目完成后2个月内归档；

（四）基本建设类文件材料应在项目完成后3个月内归档；

（五）学生类文件材料应在形成后2个月内归档；

（六）重大活动档案应在活动结束后2个月内归档。

第二十五条  当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由学校会计管理机构临时保管1年，再移交学校档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的，应经档案馆同意，但临时保管最长不超过3年。临时保管期间，应符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第四章  保管与保护

第二十六条  档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十七条  学校应定期对已到保管期限的档案进行鉴定销毁。经鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应填写销毁清册，经校长或主管档案工作校领导批准后进行监督销毁。

第二十八条  档案馆应按照国家有关规定填报高校档案工作年报及有关统计报表；建立档案工作统计台账。

第二十九条  学校应开展档案安全保密检查，严防档案损毁和失泄密等事件发生，确保档案实体和档案信息的绝对安全。

第三十条  学校应建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高学校档案抗风险能力。

第五章  利用与公布

第三十一条  档案馆应按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位按规定限制利用的。

第三十二条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校有关规定办理。

第三十三条  查阅、摘录、复制未开放的档案，应经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应经学校保密工作部门批准。

第三十四条  档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应经档案馆负责人批准。

加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十五条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应优先提供。

第三十六条  档案馆应设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。

第三十七条  寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如需向社会提供利用，应征得寄存者同意。

第三十八条  档案馆应积极开展档案宣传和校史研究工作，参与校园文化建设。

出版档案史料和公布档案，应经档案材料形成单位同意，并报请校长批准。

第六章  条件保障

第三十九条  学校将档案馆在数字化建设、抢救保护、安全保密、现代化管理、提供利用、编辑研究、陈列展览、档案征集、设备购置和管理维护等方面的经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第四十条  学校按照《档案馆建设标准》(建标103)《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）的要求为档案馆提供专用的、符合档案保管要求、适应档案事业发展需要的馆库。

存放涉密档案设有专门库房或专柜，由专人负责管理。

存放声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第四十一条  学校应将档案信息化纳入学校信息化建设总体规划，设立专项经费，配备所需设备设施，加快数字档案馆建设。

第七章  奖励与处罚

第四十二条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，应给予表彰与奖励。

（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的；

（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；

（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；

（四）将重要或珍贵档案捐赠给学校档案馆的；

（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第四十三条  有下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（二）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

（四）擅自提供、抄录、复制档案或公布未开放档案的；

（五）出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的；

（六）未配备确保档案安全保管的设施设备，或明知所保管的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的；

（七）档案安全事故发生后，不及时组织抢救或隐瞒不报、虚假报告或不及时报告，阻挠有关部门调查的；

（八）其他违反档案法律法规的行为。

第八章  附则

第四十四条  本办法由档案馆负责解释。

第四十五条  本办法自公布之日起执行。